Aus­schreibung von Logistik­dienst­leistungen

Damit Unternehmen Wachstum abbilden und zugleich Kosten einsparen bei mindestens gleichem Liefer­service, muss die Logistik­dienstleistung regel­mäßig aus­geschrieben werden. Eine strukturierte, faktenbasierte Vorgehens­weise schafft Transparenz, Vergleich­barkeit und Wettbewerbs­vorteile. Zentrale Ausgangs­punkte bilden die Analyse der Auftrags-, Bestands- und Bewegungs­daten sowie die Definition konkreter Soll-Prozesse. Diese Elemente bilden die Grund­lage der Ausschreibungs­unterlagen in Form eines funktionalen Lasten­hefts, das die An­forderungen an Leistung, Qualität, Zuverlässig­keit, Skalier­barkeit und Risiko­management eindeutig fest­hält.

Datenbasis und Soll-Prozesse

• Auftrags­daten­analyse: Eine detaillierte Auswertung historischer Aufträge im Hinblick auf Volumen, Häufigkeit, Liefer­fenster und Unregel­mäßigkeiten ermöglicht es, zukünftige Bedarfe realistisch zu prognostizieren und entsprechende Leistungs­kennzahlen (KPIs) festzu­legen.
• Bestands- und Bewegungs­daten: Bestands­genauigkeit, Umschlags­geschwindig­keiten, Lager­dauer und Transport­zeiten liefern Eck­werte für die Gestaltung von Lager- und Transport­leistungen. Ziel ist eine Balance zwischen Bestands­sicherheit und Kapital­bindung.
• Soll-Prozesse: Festlegung standardisierter Prozess­abläufe für Waren­eingang, Lagerung, Kommissionierung, Verpackung, Versand und Rück­führung. Die Soll-Prozesse dienen als Maßstab für die Ausschreibungs­anforderungen und ermöglichen eine faire Evaluierung unter­schiedlicher Angebote.

Kostenstrukturen und Bewertungsverfahren

• Zielkostenkalkulation: Bedarfs­orientiert lässt sich eine Zielkosten­kalkulation erstellen, unter­stützt durch robuste logistischer Standard­kostensätze. Diese dient als finanzieller Referenz­wert für Preis­verhandlungen und benchmark­fähige Vergleich­barkeit.
• Bewertungsmethodik: Die Zusammen­führung von qualitativen Kriterien (z. B. Service­qualität, Flexibilität, IT-Integrations­fähigkeit, Nach­haltigkeit) mit einer nach­vollzieh­baren Bewertungs­methodik des Erfüllungs­grads sorgt dafür, dass Angebote objektiv und transparent bewertet werden. Gewichtungen, Scoring-Schemata und Entscheidungs­regeln sollten vorab gelegt werden, um Verzerrungen zu vermeiden.
• Risiko- und Qualitätskriterien: Neben Kosten sollten auch Risiken (Liefer­zuverlässigkeit, Compliance, Daten­sicherheit, Sicherheits­standards) sowie Qualitäts­merkmale (Fehler­raten, Schadens­quoten, Retouren­management) in das Bewertungs­modell auf­genommen werden.

Ausschreibungs- und Vergabeverfahren

• Erstellung der Aus­schreibungs­unterlagen: Das funktionale Lasten­heft, ergänzt durch technisches Pflichten­heft, liefert dem potenziellen Logistik­dienstleister klare Anforderungen und Mess­größen. Transparente Spezifikationen fördern vergleichbare Angebote.
• Angebotsphase: Offene oder kollektive Ausschreibungen ermöglichen Wettbewerb. Ansprech­partner, Fristen, Vertraulichkeits- und Compliance-Anforderungen sollten eindeutig kommuniziert werden.
• Angebotsevaluation: Eine strukturierte, mehr­stufige Bewertung mit Preis-, Leistungs-, Innovations- und Risiko­aspekten führt zu einer belast­baren Entscheidungs­grundlage. Workshops oder Bieter­gespräche können zusätzliche Klar­heit schaffen.

Begleitung von Implementierung und Vertrags­abschluss

• Begleitung der Definitions­phase: Von der Ableitung der Soll-Prozesse bis hin zur Strukturierung der Aus­schreibungs­unterlagen wird eine konsistente, nach­vollzieh­bare Basis geschaffen, auf der Angebote bewertet werden können.
• Durch­führung der Aus­schreibung: Professionelle Moderation, Fristen­management und Fragen­sammlungen sichern Transparenz und Fairness im Verfahren. ebp-Berater sind dabei die fachlichen Ansprech­partner und stimmen sich hier eng mit den Kunden ab.
• Vertragsabschluss: Unterstützung beim Verhandlungs­vorbereitung, der Formulierung von Leistungs­umfang, Service-Leveln (SLAs), Eskalationen, Übergangs- und Abnahme­prozessen sowie Vertrags­laufzeiten. Sicher­stellung, dass Vertrags­klauseln belastbar sind und Anreiz- sowie Kündigungs­optionen fair gestaltet sind.
• Go-Live: Planung der Implementierung in Betrieb, Integration von IT-Systemen (WMS, TMS, ERP) und Schulung der Stakeholder. Sicher­stellung eines reibungs­losen Übergangs mit minimalen Betriebs­unterbrechungen.

Governance, Transparenz und Kontinuierliche Verbesserung

• Governance-Strukturen: Festlegung von Rollen, Verant­wortlichkeiten, Freigabe­wahrscheinlich­keiten und Prüf­anweisungen, um Compliance und Qualität sicher­zustellen.
• Monitoring und Reporting: Aufbau eines Kennzahlen­sets zur Über­wachung der laufenden Leistung des Logistik­dienstleisters, regelmäßige Reviews und Abweichungs­analysen.

Wir be­gleiten den gesamten Prozess, von der Definition der Soll-Prozesse über die Durch­­führung der Aus­­schreibung bis zur Be­gleitung des Vertrags­ab­schlusses mit dem ausgewählten Logistik­­dienst­leister und bis nach dem Go-Live.