Projektsteuerung – Etablierung von Project Management Offices (PMO)

Überwachung des Projektfortschritts und rechtzeitige Steuerung von Maßnahmen

Großprojekte mit langen Laufzeiten, wie der Neubau einer Fabrik oder eines Logistikcenters oder der Umzug an einen anderen Standort, stellen viele Unternehmen vor enorme Herausforderungen. Durch eine Vielzahl interner und externer Projektpartner, die über viele Wochen und Monate involviert sind, verlaufen Großprojekte meist nicht stringent nach Plan. Immer wieder kommt es z.B. durch falsche Planung, fehlende Abstimmung oder überlastete Engpassressourcen zu Abweichungen in der Leistungserbringung, die zu Verzögerungen oder anderen kostspieligen Auswirkungen führen. Dabei ist jedoch das oberste Gebot, die Projektziele im vorgegebenen Zeitrahmen und innerhalb eines definierten Budgets zu realisieren.

Da viele Ereignisse unvorhergesehen während des Projektverlaufs eintreten können, kommt es neben einer sorgfältigen Projektplanung vor allem auf eine gute Projektsteuerung an. ebp-consulting unterstützt dabei viele Kunden mit einem Projekt Management Office (PMO) als zentrale Planungs- und Steuerungsinstanz eines Projektes im Unternehmen. Seine Aufgabe ist es, den Projektablauf zu planen, den Projektfortschritt zu überwachen, Planabweichungen frühzeitig zu erkennen und mit geeigneten Maßnahmen darauf zu reagieren. Im Projekt Management Office unterstützen unsere Berater und Projektmanager das Projektteam des Unternehmens sowohl beratend als auch operativ.

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Unsere Leistungen im Projektmanagement

Gesamtprojektmanagement sowie Koordination und Überwachung der Vertragserfüllung aller am Projekt beteiligten Parteien
Integration verschiedener Fachdisziplinen durch zertifizierte Projektmanager
Aufbau und Führung der Projektorganisation (Stellvertreterfunktion für den Auftraggeber)
Projektstrukturierung und Definition der Arbeitspakete
Erstellung eines detaillierten Projektplans für die verschiedenen Phasen in Abstimmung mit den Teilprojekten Bau, Logistik, IT sowie mit dem Technikanbieter
Integrierte Projektsteuerung und -überwachung (Plan-Do-Check-Act) von Terminen, Kosten und Qualität
Professionelle Projektkommunikation, Dokumentation und Moderation
Projektcontrolling zur Einhaltung von Budget- und Qualitätszielen
Aufwands- und Machbarkeitsbewertung von Maßnahmen
Prozessdefinition und Bestimmung von Rollen/ Verantwortlichkeiten
Vertreten des Projekts in übergeordneten Gremien

Ihr Vorteil durch den Einsatz eines PMO von ebp-consulting

Optimale Planung und ideale Umsetzung eines Projektes
Einbringung der Fachexpertise im Projekt
Entlastung in der Projektdurchführung
Effiziente Projektrealisierung
Einhaltung von Termin-, Budget- und Qualitätszielen
Frühzeitige Erkennung von Abweichungen und die Umsetzung von Maßnahmen
Nachhaltige Unterstützung der Projektleiter

Investitionsprojekte mit einem Project Management Office im Kosten- und Zeitrahmen zum Erfolg führen

Produktionsstandorte zu verlagern und neue Fabriken und Logistikzentren zu errichten, sind als Investitionsprojekte besonders für mittelständische Unternehmen oftmals von existenzieller Bedeutung. Für das Projektmanagement sind Aufgaben mit dieser hohen Komplexität nicht nur eine vielschichtige Herausforderung, sondern auch mit einer hohen Verantwortung verbunden. Nur wenn alle Unternehmensbereiche, Zulieferer und Projektbeteiligten über Monate eng abgestimmt miteinander agieren, gelingt es, die neue Produktions- oder Logistikstätte im geplanten Kosten- und Zeitrahmen in Betrieb zu nehmen.

Genau hier setzt die Leistung unserer Projektmanager an. Wir stehen unseren Kunden in allen Projektphasen mit einem Project Management Office bei der Realisierung von Investitionsprojekten zur Seite, von der Projektplanung bis hin zur Inbetriebnahme der neuen Anlage. Durch ein effizientes Schnittstellenmanagement halten wir Termine und festgelegte Quality Gates im Projektstrukturplan strikt ein. Unser Risikomanagement und ein konsequentes Projektcontrolling geben Kunden die nötige Entscheidungssicherheit und minimieren signifikant das Risiko bei Investitionen.

Projektplanung schafft optimale Voraussetzungen, Projektsteuerung sorgt für die ideale Umsetzung

Unser Ziel ist die fachlich optimale Planung und ideale Umsetzung eines Projektes. Gerade in der frühen Phase können dafür wichtige Weichen gestellt werden in Bezug auf Organisation, Struktur, Risiken und Chancen. Deshalb denken wir Projekte vor, bringen komplexe Aufgaben in Reihenfolge und entwickeln von Beginn an ein gemeinsames Projektverständnis bei allen Beteiligten. Des Weiteren steuern wir aus dem PMO heraus die Projekte so, dass wir stets die drei entscheidenden Erfolgsfaktoren, Termine, Kosten und Qualität, im Blick haben und in ein optimales Gleichgewicht bringen. Für die Projektsteuerung setzen wir u.a. Tools zur Meilensteintrendanalyse, Budgettracking, Quality-Gates-Konzepte oder Earned Value Analyse ein. Dank der konsequenten Anwendung im PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) können damit frühzeitig Planabweichungen aufgedeckt werden. Gegensteuern und Eskalationsmanagement sind dann unsere Aufgaben.

Unser Ziel: Projekte im vorgegebenen Zeit- und Kostenrahmen realisieren

Neben fachlichem und methodischem Knowhow, welches wir einbringen, entlasten unsere Project Management Offices die Projektleitung im Unternehmen auch kapazitiv. Unsere zertifizierten Projektmanager und Berater sind Treiber für das Gesamtprojekt und alle erforderlichen Maßnahmen. Wir synchronisieren alle Teilprojekte und koordinieren die Fachbereiche im Unternehmen sowie alle externen Partner (Schnittstellenmanagement), legen Verantwortlichkeiten und Meilensteile fest und sorgen dafür, dass die Vielzahl an Planungsaufgaben kooperativ im Rahmen des Zeit- und Budgetplans ausgeführt werden.

ebp-consulting begleitet Unternehmen u. a. bei der Verlagerung von Produktionsstandorten und bei der Errichtung neuer Fabriken und Logistikzentren. Der Erfolg dieser Investitionsprojekte hängt von einem exzellenten Projektmanagement ab. Nur wenn alle Gewerke und Projektbeteiligten über Monate hinweg Hand in Hand agieren, gelingt es, die neue Produktionsstätte im geplanten Kosten- und Zeitrahmen in Betrieb zu nehmen.

Genau hier setzt die Leistung unserer Berater an. Wir stehen Unternehmen in allen Projektphasen bei der Realisierung von Investitionsprojekten zur Seite, von der Projektplanung bis hin zur Inbetriebnahme der neuen Anlage. Durch ein effizientes Schnittstellenmanagement helfen wir unseren Auftraggebern, Termine und festgelegte Quality Gates im Projektstrukturplan einzuhalten. Unser Risikomanagement und ein konsequentes Projektcontrolling geben Unternehmen Entscheidungssicherheit und minimieren ihr Risiko bei Investitionen.

Mit ebp-consulting Projekte optimal planen und umsetzen

Modernes Projektmanagement ist weit mehr als eine reine Kosten- und Terminsteuerung. Im Fokus steht vielmehr das Management von Problemlösungsprozessen und effizienteren Abläufen - meist vor dem Hintergrund knapper Ressourcen. Die richtige Kommunikation spielt hierbei eine wesentliche Rolle.

Die Umsetzung von Projekten bedeutet für ebp-consulting das Verständnis aller Projekte als Prozesskette, die wir nach dem Effizienzprinzip managen. Bei der Ziel-Definition und Planung des Projektes legen wir die Inhalte, Ziele, Erfolgskriterien, Meilensteine sowie Aufwands- und Machbarkeitsbewertungen fest. Beim Projektcontrolling steuern wir die Termine und sorgen für ein effektives Schnittstellenmanagement.

Neben dem Kommunikations- und Dokumentationsmanagement gehört das Controlling der Finanzmittel und Qualitätsziele zum Leistungsumfang bis zum Projektabschluss mit Dokumentation und Abnahmen sowohl bei kleinen als auch bei Großprojekten.

Ansprüche geltend machen und sich gegen Forderungen absichern

Eine wesentliche Teilaufgabe des Projektmanagements von ebp-consulting ist das Claim Management, das immer dann erforderlich ist, wenn innerhalb der Projektlaufzeit Abweichungen von vereinbarten Terminen, zugesicherten Eigenschaften (Qualität) und Kosten auftreten. Die nach Vertragsabschluss oder Auftragserteilung eintretenden Änderungen und Leistungsstörungen führen zu bleibenden Termin- und Kostenüberschreitungen, Behinderungen, Mängelbeseitigung und Change Requests (Nachträgen). Dies ist insbesondere bei Investitionsprojekten mit langen Laufzeiten immer wieder der Fall. Darüber hinaus enthalten Verträge zum Teil mehrdeutige Formulierungen, über die beide Vertragsparteien unterschiedliche Auffassungen haben. In solchen Situationen unterstützt ebp-consulting Unternehmen, mit Hilfe eines professionellen Claim Managements die eigenen Ansprüche zu identifizieren, geltend zu machen und sich gegenüber Forderungen anderer Vertragsparteien abzusichern. ebp-consulting bringt Projekte verzögerungsfrei und mit maximalem Ertrag zum Erfolg.

Management von Risiken als Grundlage für den Projekterfolg

Mit professionellem Risikomanagement hilft ebp-consulting Unternehmen beim kontrollierten Umgang mit Projektrisiken. Denn: Komplexe Projekte sind für Unternehmen nicht zu 100 % planbar: Lieferverzögerungen, Behinderungen, Mängel und Nachträge in der Zusammenarbeit mit Lieferanten, nicht ausreichende Personalqualifikation, aber auch Veränderungen des Marktes sind Risiken, die im Laufe eines Projektes eintreten und dazu führen, dass die vorliegende Termin- und Budgetplanung angepasst werden muss. Ungeplante Ereignisse sind die Auslöser für Projektabweichungen in terminlicher, kostenmäßiger und qualitativer Art. Da sich viele solche unvorhersehbaren Ereignisse (Risiken) nicht ausschließen oder aktiv beeinflussen lassen, sollte man sie zumindest beherrschen und proaktiv steuern. Besonders in Großprojekten mit hohen Investitionsvolumen hat die Risikosteuerung eine entscheidende Bedeutung: Einerseits erhöhen lange Projektlaufzeiten die Anzahl von Risiken sowie deren Eintrittswahrscheinlichkeit, andererseits müssen die getätigten Investitionen abgesichert sein.